Ruang Lingkup Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Administrasi Ketatausahaan

Tenaga administrasi sekolah (tata usaha sekolah) adalah sumberdaya manusia yang mengelola administrasi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pembelajaran.
Mereka bertanggungjawab untuk memberikan layanan prima kepada warga sekolah(internal)  maupun masyarakat (eksternal).

Pelanggan internal adalah siswa, guru dan tenaga kependidikan. Sedangkan pelanggan eksternal adalah orang tua siswa, pemerintah, pengusaha, alummi, tokoh masyarakat, masyarakat, pengawas sekolah, komite sekolah, lembaga swadaya masyarakat dan asosiasi profesi.

Untuk dapat melakukan layanan prima  mereka harus memiliki kemampuan teknis dan juga kemampuan manajerial, serta ruang lingkup administrasi ketata usahaan  sekolah.

Berikut ini dijelaskan ruang lingkup  administrasi ketatausahaan  di sekolah :

A. Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian adalah administrasi yang berkaitan penataan kepegawaian disekolah baik pegawai negeri sipil maupun honorer, guru maupun pegawai lainnya.

Berikut ini beberapa jenis yang harus dilengkapi berkaitan dengan kepegawaian.

1. File guru dan pengawai

Berisi kumpulan dokumen masing-masing guru seperti SK pengangkatan, ijazah , Karpeg, Taspen, SK berkala, sertifikasi dan lain-lain.

2. Buku induk guru dan pegawai

Buku yang berisi data-data semua guru  yang ditulis berurutan secara lengkap, mulai dari pengangkatan pertama di sekolah.

3. Buku kendali

Buku berisi  jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat masing-masing guru, dengan adanya buku tersebut maka tidak ada lagi pegawai yang lupa membuat SK gaji berkala baru.

4. File SKP-PPK

Kumpulan sasaran kerja pegawai  yang direncanakan masing-masing guru diawal tahun dan penilaian prestasi kerja (PPK)  oleh pimpinan. Masing-masing SKP-PPK disusun secara urut menurut abjad.

5. Buku DUK

Daftar urutan pangkat guru dan pegawai , yang diurutkan dari yang tingg sampai yang rendah. Daftar DUK ini biasanya selain berupa file juga ditulis di papan DUK diruang tata usaha.

6. Buku catatan kemajuan guru dan pegawai

Buku yang berisi catatan pelaksanaan tugas dan pegawai, sekaligus berisi catatan penilaian perilaku sebagai PNS yang nantinya digunakan dalam pengisian nilai PPK.

7. Buku cuti guru dan pegawai

Buku yang berisi cacatan cuti guru dan pegawai, mulai kapan dan berakhir kapan.

8. Buku mutasi guru dan pegawai

Buku yang berisi catatan mutasi guru dan pegawai secara lengkap, guru atau pegawai yang baru masuk maupun yang keluar /pindah dari sekolah.

9. Buku data sertifikat diklat guru dan pegawai

Buku yang berisi data-data diklat yang pernah diikuti guru maupun pegawai. Dalam buku ini jelas terlihat kegiatan pengembangan diri yang dilakukan masing-masing guru, maupun kegiatan kolektif atau diklat fungsional yang memiliki bukti sertifikat atau surat keterangan.

10. Recana pengembangan SDM

Buku yang berisi perencanaan untuk pengembangan SDM melalui kegiatan lanjutan pendidikan, Diklat  workshop, bintek , seminar  dan lain-lain.

11.Analisi kebutuhan guru

Buku yang mencatat analisis kebutuhan guru dan pegawai di sekolah yang didasarkan pada standar beban tugas guru dan pegawai.

12. Buku tamu

Buku tamu adalah buku yang mencatat semua tamu umum yang berkunjung ke sekolah baik oramng maupun masyarakat.

13. Buku tamu  pembinaan 

Buku tamu pembinaan adalah buku yang mencatat informasi/pembinaan/saran dari lembaga formal khususnya yang berkaitan dengan Pendidikan.

B. Administrasi Tata Usaha 

1. Program kerja tata usaha

Program kerja tata usaha selama tahun berjalan sebagai pedoman melaksanakan tugas ketata usahaan.

2. Absensi guru dan pegawai serta rekapnya

Buku berisi kehadiran dan ketidakhadiran  guru dan pegawai  perhari. Kemudian  direkap  perbulan untuk mengetahui persentasi kehadiran.

3. Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku agenda surat masuk dan keluar adalah buku yang berisi data-data surat masuk maupun keluar, lengkap dengan nomor surat.

4. Buku ekspedisi

Buku yang berisi tanda terima jika mengantarkan surat.

5. Penyimpanan arsip

File yang berisi surat-surat yang dikelompokkan menurut kode surat, sehingga memudahkan untuk mencari kembali.

C. Administrasi keuangan 

1. Buku kas umum

Buku berisi catatan penerimaan dan pengeluaran uang yang harus ditandatangani kepala sekolah tiap bulan.

2. Buku kas pembantu

Buku catatan pengeluaran secara rinci permata anggaran

3. Buku pajak

Buku catatan pembayaran pajak

4. Buku bank

Buku yang mancatat transaksi dengan bank

5. Laporan keuangan

Laporan keuangan menurut sumbernya, misalnya  dana BOS, dana Komite, Blockgrant laporan tersebut lengkap dengan kwitansi pengeluaran.

6. Buku kumpulan dokumen/arsip
File berupa kumpulan arsip dokumen SPJ keuangan.

D. Administrasi Barang

1. Buku induk/Inventaris barang

Mencatat semua barang yang diperoleh melalui pembelian, droping, maupun bantuan. Semua barang yang masuk ke sekolah tercatat dalam buku ini.

2. Buku non Inventaris

Buku yang mencatat barang yang habis pakai yang berasal dari pembelian maupun bantuan pihak lain

3. Buku  pemeliharaan  barang/asset

Buku yang berisi catatan barang-barang inventaris yang diperbaiki kapan, jenis  dan jumlah barang yang diperbaiki.

4. Buku kendali/stok barang

Buku yang mencatat masing-masing jumlah  barang masuk dan jumlah barang keluar sehingga dapat diketahui sisa barang.

5. Buku penghapusan barang

Buku yang mencatat dilakukannya penghapusan barang inventaris sesuai dengan tata cara penghapusan barang.

E. Administrasi Kesiswaan

1. Buku induk siswa

Buku catatan berisi tentang identitas siswa secara lengkap sesuai dengan nomor induk, dilengkapi foto dan nilai hasil belajar siswa.

2. Buku klaper

Buku yang berisi semua nama siswa menurut abjad. Buku ini diisi setiap tahunnya.

3. Buku mutasi/keluar siswa

Buku yang berisi  data siswa masuk, keluar maupun siswa yang droup out. Kemudian   dilakukan rekapitulasi setiap bulan.

4. Buku prestasi

Buku yang berisi catatan prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun non akademis.

5. Rekap absen siswa 

Berisi tentang rekap masing-masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan

6. Buku leger

Buku yang berisi nilai hasil belajar siswa per kelas, nilai harian, tengah dan nilai semester serta nilai yang dicantumkan dalam rapor.

7. File ijazah/STTB

File yang berisi arsip ijazah/STTB masing-masing peserta didik.

8. File sertifikat/piagam siswa

File berupa kumpulan sertifikat/piagam yang diperoleh peserta didik baik akademik maupun non akademik.

9. Rapor siswa

Laporan hasil belajar siswa yang dibagikan setiap semester.

10. Buku lulusan yang diterima perguruan tinggi

Buku yang mencatat jumlah siswa yang melanjutkan ke perguruan tinggi

11. Buku PPDB

Adalah buku yang berisi nama peserta didik pada saat mendaftar pertama kali di sekolah dan hasil final peserta diddik yang diterima di sekolah setelah melalui proses seleksi.
   
F. Administrasi Humas

1. Buku Agenda kerja/rapat komite

Adalah buku yang mencatat agenda kerja serta keputusan yang diambil bersama dengan komite sekolah .

2. File kepengurusan komite sekolah

Berisi file berupa surat keputusan, struktur komite, program dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan komite sekolah

3. Buku hubungan dengan masyarakat

Buku catatan  kegiatan yang berkaitan dengan orang tua peserta didik, tokoh masyarakat , alumi dan lain-lain. Misalnya kegiatan gotong royong, parenting pembangunan dan lain-lain.

4. Buku alumi

Adalah buku yang berisi daftar nama para  alumi dari suatu sekolah, yang sewaktu-waktu dapat dikelola sebagai sumber pendanaan sekolah.

Program Kerja Tata Usaha Sekolah 

Tentunya masih ada jenis administrasi ketatausahaan selain yang di atas sesuai kebutuhan sekolah. Pada saat ini sebagian besar administrasi ketatausahaan tersebut sudah harus dikelola dengan sistem komputerisasi.

Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik maka perlu disusun program kerja tata usaha (tenaga administrasi ) setiap tahun.

Semoga tenaga administrasi di sekolah dapat melengkapi administrasi dengan baik sehingga dapat memberikan layanan yang baik dan mendukung tercapainya tujuan pendidika yang bermutu.